2023年12月8日发(作者：广盼盼)
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齐头式商务信函范文
篇一：中文商务信函范文格式
Afeng朵
中文商务信函范文格式
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
开头
呼后用冒号。
正文
信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：
①向收信人问候；
中提到的问题答复等等；回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询
结尾往往用简单的一两句话，写明----------------精选公文范文----------------
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希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
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署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
日期
函的日期很重要，不要遗漏。
商业信函格式
商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封
用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位
信封的内容
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①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写
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得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。
②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作而延误书信的处理，
③寄信人地址及姓名。时居左书写。
根据邮政部门的规定，式信封的左上角。
对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：
一般是在信封左上角写寄信人的----------------精选公文范文----------------
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姓名包括：收信人的称谓和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。 ②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地
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址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。
③为投递方便，信封上还标注有关投递事项，常见的有：
1)航空；
2)挂号；
3)快递邮件；
4)包裹邮件；
5)印刷品
6)样品；
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7)商业文件
8)密函 9)
；
；
13)留存邮局；
14)无商品价值样品 of no
commercial Value)。
2)信文
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信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。
3)附件
商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，或作为商业业务往来的确认手续。
篇二：英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式 英文信函分为混合式和齐头式。
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混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：
信头 The heading
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
编号和日期 The reference number
and the date
方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号）
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、----------------精选公文范文----------------
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年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998；1，May，1998。
信内地址 The inside address
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。
称谓 The salutation
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or
Madam 称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.，Mrs.，Miss，Hon，----------------精选公文范文----------------
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Pres.，Prof.等等。
开头语The open sentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
正文 The body of the letter
正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
结尾语The closing sentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”
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等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
结束语 The complimentary close
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：
Yours Truly，Truly Yours，Yours
faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
签署 The signature
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：
Chairman of the Board of directors，President或Genera1 Manager，Director，Stand Director，Manager，Head of
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Department，Manageress，
Head of a Department，Section
chief等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
（10）、附件 Enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading
其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.字祥，也可在字下划横线表示。
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②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：
日期 May,20,1998,收信人 Mach
&.Welson，
地址340 Camedle Ave
Kemlworttl，,
注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson
SCHARFMAN BROS. INC
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CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES
信头 HEMPSTS Representatives一Importers 292一1750
Sauco 393 FRONT STREET
TELEX: 96-7725 HEMPSTED
NEW YORK 11550
称呼 Dear Sirs。
Thank you for your interest in the
MEYLAN line Of stopwatches，timing
device，etc。
信文：
We are leased to inform you that we
act as extensive export representatives for
MEYLAN CORP。 P1ease advice if you
are interested in receiving our full catalog
and price list。
信尾谦称 Very truly yours，
公司名称 SCHRTFMAN
签 字
写信人姓名 Michael Seharfmah
写信人职务 Manager
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发信人及打字员 MS／am
附 件 Encl. One
样信一：
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：
a. 年份要写完整，不能用03代替2003。
b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可
以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法：
这部分内容要完整,包括写信人姓----------------精选公文范文----------------
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名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
篇三：外贸信函的例文
外贸函电范文
外贸平台 - 实惠网整理资料系列
正文：
一． 如何表达在涨价前订货
thank you for your letter of october
10 for business copiers. we are now
sending you our price-list and catalog of
the newest types that are under production
and we can supply at once from stock.
感谢贵方10月10日关于商用复印机的询函。现随函奉送本公司正在生产的、并有现货供应的最新型号的产品清单和价目表。
我方想告诉贵方，自下半年以来，复印机的零、部件价格一直不断增长。尽管我方尽量压低报价，但恐怕有此余----------------精选公文范文----------------
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地的时间不会太久。因此，建议贵方在零、部件再次涨价，并不可避免地引起成品涨价之前便向我方订货。
二． 要求及时供货
1
we understand that you are the
agent for the white tiger ties. we enclose
our order for 1000 dozens of the white
tiger ties. please note that we need these
goods rather
urgently as christmas is drawing
near. if you could supply goods timely for
seasons, we would make repeated orders,
provided prices are reasonable. payment
for the enclosed order will be made on a
draft at sight under our letter of credit
opened in your favor on receipt of your
confirmation that the goods are sent out,
and can be delivered before 1, december,
2000.
获悉贵公司为“白虎牌领带”的代理商。兹附上1000打白虎牌领带订单一----------------精选公文范文----------------
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份。
请注意，由于圣诞节在即，本公司急需这批货物。如果贵公司能够及时供应时令货品，而且价格公道，我方将继续订货。
此票订单之货款，待确认贵方已于2000年12月1日前发货之后，本公司即向贵公司开出见票即付的信用证。
三． 要求代理商报价
we have read in china daily that you
are the exclusive agent for hi-fi
corporation of africa and asia. would you
please send us price-lists and catalogues of
all the hi-fi wireless products and terms of
payment. please advise if you would grant
special terms for an annual trade over 1
million dollars. a visit of your
representative would be appreciated.
perhaps he could bring the newest samples
of the 999 hand phone, an item of growing
interest here.
我方从《中国日报》上获知，贵公----------------精选公文范文----------------
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司为高保真公司在非洲和亚洲的独家代理商。请惠送该公司所有无线通讯产品的目录、价目表及付款条件，并请告知，如果每年交易额达100万美元以上，是否可获得特别条件。
敬请贵方派代表来与我们洽谈，并携带最新999型手机样品，该产品在此地销路看好。
四． 回复询盘告知无货
referring to your letter of 5 june, we
very much regret that we are unable to
make you an 2
offer for the goods you demand. the
reason is that the product you need has
been out of stock. what’s more our
manufacturers have declined orders
because of shortage of raw materials.
we shall, however, file your inquiry
and cable you our offers as soon as we
have got supplies.
我方收到贵公司６月５日来函，但非常遗憾，我方无法对贵方所需产品报----------------精选公文范文----------------
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盘。其原因是，此货品在我处已经脱销。而且，由于原料短缺，生产厂家已经拒绝了我方订单。我方已将贵方询函备案，一经有货，我方将以电报报盘。
五． 回复询盘，量大折价
purchase of not less than 100,000
and not more than 200,000 american
dollars, we would allow a discount of 10%
and for a purchase larger than 200,000
american dollars, we would allow a 20%
special discount.
很高兴收到贵公司7月5日来函。现寄上产品目录与价目表。同时另封寄去样品，请查收。 所寄产品目录包括本公司产品的品名、规格。与其他厂商的价格比较，我方的报价定会使贵方满意。
凡总定购量超过100,000美元但不足200,000美元者，我方将给予10%的折扣；凡总定购量超过200,000美元者，我方将给予20%的折扣。
六． 如何追问买方意见
in reply to your inquiry we sent you
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on may 25 a copy of illustrated catalog of
our electric products. as we have not heard
from you since, we would like to ask
whether you have had received our reply
and what opinion you have on our
products. we are always ready 3
to serve you and should be grateful
for your reply.
在５月２５日我方对贵方询函的回函中，已寄去本公司电器产品的附图目录。因迄今尚未接到贵方的消息，特致函询问，贵方是否已收到我方回函，并征求贵方对本公司产品的意见。我方随时愿意效劳，若承蒙贵方惠赐回函，当不胜感激。
七． 如何询问参展条件
from yesterday’s morning paper we
have learned that you are now taking
applications from exhibitors for the 2000
canton fair. we hope you would send us a
copy of detailed conditions for application,
such as size of each booth, fees for rent,
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and time schedule for moving in, etc., as
well as the time limit for application。从昨天《晨报》上获悉，贵单位正在征集“2000年广交会”的参展申请。希望贵方能将展位大孝租用展位价格、进场时间、最迟申请日期等详细情况通知我方。
八 询盘并邀请访问
we had your enclosed drawings of 5
types of machines in your letter feb. 2,
2000. would you please inform us by
return of the price, discounts, terms of
payment and the time when you can
deliver them. if your quotations are
suitable and the quality proves good, we’ll be pleased to invite your representative
over for detailed discussion.
我方收到贵方2000年2月2日函及随函所附有关5种机械的图纸。
请函报有关机械的价格、折扣、付款方式及最早的交货时间。
如果报价合理并能证明质量优秀，我方将邀请贵方的代表过来详谈。
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九 如何索要产品目录
我方从贵公司的商会获知你们的名称与地址。
本公司经营塑料制品的进口业务，希望能够得到贵公司明年的产品目录。
4
十 根据广告询价
我们看过贵公司登在《家庭生活》杂志上的广告，对你们的宫廷银器颇感兴趣。请贵方按随函附表所列产品提供“上海”报价，最好包括最快交货日期、付款条件及所能提供的定期购货折价。
十一 承使馆推荐询价
we learn from the our embassy that
you are producing for export hand-made
shoes and gloves in natural leather. there is
a steady demand here for high-class goods
of this type, especially in unique designs.
will you please send us your catalog,
export prices and terms of payment,
together with any samples you would like
to let us examine.
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从我国大使馆获悉贵公司制造并出口天然皮革材料的鞋类及手套。
我国有对此类高级产品稳定需求的市场，特别需要样式新颖的产品。请惠送贵公司的产品目录、出口价格、付款条件及所能提供的样品为荷。
十二 按样品询价
we have a large demand for the
supply of 50,000 meters brown serge,
whose sample is enclosed to show you the
shade and quality we require. please send
your samplescorresponding to our samples
with the most reasonable price singapore
if you can supply within three months
from now.
本公司需要５万公尺棕色斜纹布的大量供货。现随函附送我方所需货物的样品，以示其色调及品质。若贵公司能在３个月内供货，请送供货样品，并提供新加坡港最合理的报价。 十三 按产品图片询盘
in your letter of december 3, 2000,
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we got your enclosed price list and
catalogue, we 5篇二：外贸信函写作范文
电子商务写作教程
尊敬的客户：
您好！
作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。为了帮您解决这个问题，alibaba推出了这本“电子商务写作教程”手册。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。
前言
dear alibaba member,
in america, we often say that you
only have one chance to make a first
impression. in import-export, the same is
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true. a china supplier only has one chance
to make a positive first impression on
overseas buyers.
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continue to improve this based on your
suggestions. please dont hesitate to contact
us. good luck and happy trading!
sincerely,
porter erisman
vice-president, buyer services
商务信函的重要性
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？
是的，答案是肯定的。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估
跟他联系的供应商的呢？
[参考全美最畅销的贸易书籍“building an import-export business”] 以下5个方面是买家最关心的：
供应商网上的简介和/或目录是否----------------精选公文范文----------------
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做得专业？
当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？
供应商多久做出答复？
供应商是否愿意对产品进行修改？
买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？
供应商的银行信用记录如何？
供应商银行帐户开立的年数？
大致的通常收支情况？
银行给供应商的贷款额度？
银行对供应商的帐户情况是否满意？
合作者与该供应商的合作年数？
供应商可承受多大的定单？
交货是否及时？
是否能准确地完成定单？
比如iso 9000、iso 14,000、hazard
analysis at critical points
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商务信函的基本结构
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内----------------精选公文范文----------------
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容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有dear sirs, dear
madam, dear mr. xx,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
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结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，
“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“sincerely,” “best regards, ”or “yours
truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
如果信中有附件，应在左下角注明encl. 或enc.。
例如：
encls: 2 invoices
enc.: 1 b/lading篇三：最全的常用外贸函电范文
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最全的常用外贸函电范文
外贸函电的规范与否直接影响到客户对公司的印象，对于外贸人员来说，每天写外贸函电，回复函电。你的函电是否规范呢？ 把直接的函电于下文对照看看。。。
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2023年12月8日发(作者：广盼盼)
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齐头式商务信函范文
篇一：中文商务信函范文格式
Afeng朵
中文商务信函范文格式
中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
开头
呼后用冒号。
正文
信文的正文是书信的主要部分，题，通常包括：
①向收信人问候；
中提到的问题答复等等；回答对方提出的问向对方提出要求等。如果既要向对方询
结尾往往用简单的一两句话，写明----------------精选公文范文----------------
1 ---------------------------------精选公文范文--------------------------
希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
Afeng朵
署名
署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。
日期
函的日期很重要，不要遗漏。
商业信函格式
商业信函通常由信封、前两部分是必不可少 1)信封
用横式信封时，将收信人地址写在将收信人地址写在信封的右侧，如果位
信封的内容
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2 ---------------------------------精选公文范文--------------------------
①收信人地址。用横式信封时，收信人地址居上书写；用竖式信封时居右书写。这部分内容包括：邮政编码，省、市、城区、街道、门牌号码，以及单位全称和业务部门名称。收信人的地址要写
Afeng朵
得详细具体、准确工整。注意不要只写单位名称而不写详细地址，也不要简化单位名称，以免误投。
②收信人姓名。一般写在中间位置，字稍大。姓名后接写称呼等，如“同志收”、“先生启”。初次联系工作时，如不知对方姓名，或有时为避免因对方业务人员调动工作而延误书信的处理，
③寄信人地址及姓名。时居左书写。
根据邮政部门的规定，式信封的左上角。
对国外商业业务信函，而寄往其信封书写格式又分美式和英式两种：
一般是在信封左上角写寄信人的----------------精选公文范文----------------
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姓名包括：收信人的称谓和收信人的名、姓、门牌号码和路名、市名、州名、邮政编码和国名。
邮票一般贴在信封右上角，航空标志或贴或写在邮票下方。 ②英式信封书写格式，一般是将寄信人的姓名和地址写在信封的左下角，航空标志或贴或印在信封的左上角；收信人的姓名与地
Afeng朵
址写在信封的居中位置，邮票也贴在信封的右上角。注意在写信封上的姓名、地址时，美国习惯一般都采用齐头式，就是每一行左面都取齐。英式写法则多采用缩进式，即每行逐次向右缩进。
③为投递方便，信封上还标注有关投递事项，常见的有：
1)航空；
2)挂号；
3)快递邮件；
4)包裹邮件；
5)印刷品
6)样品；
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7)商业文件
8)密函 9)
；
；
13)留存邮局；
14)无商品价值样品 of no
commercial Value)。
2)信文
Afeng朵
信文又称信笺。它记载商业业务的具体事宜，是商业信函的核心部分。信文内容多种多样，其表达既灵活，又有一定的格式。一般分为开头、正文、结尾和署名4个部分。
3)附件
商业信函常见的附件有报价单、产品介绍或说明书、订购合同、发货通知单、产品质量检验书等，或作为商业业务往来的确认手续。
篇二：英文商务信函写作格式
英文商务信函写作格式 英文信函分为混合式和齐头式。
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混合式：每一段的首行缩进两格。落款在信末中间靠右下的位置。
齐头式：信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。
英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：
信头 The heading
信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
编号和日期 The reference number
and the date
方便以后查信使用。Your ref: （你方编号） Our ref: （我方编号）
日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。为了避免误解，日期、----------------精选公文范文----------------
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年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。比如May，1998；1，May，1998。
信内地址 The inside address
与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。
书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如Company与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。收信人地处的书写格式与信封相同。
称谓 The salutation
在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dear sirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dear Sir or
Madam 称呼收信者。
收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如Mr.，Mrs.，Miss，Hon，----------------精选公文范文----------------
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Pres.，Prof.等等。
开头语The open sentences
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
正文 The body of the letter
正文的地位和内容与中文书信相同。在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。
结尾语The closing sentences
结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”
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等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。
结束语 The complimentary close
英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。若收信者为公司，谦称则常用：
Yours Truly，Truly Yours，Yours
faithfully等；若收信者为个人，则常用：Yours sincerely，Sincerely yours等。需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。
签署 The signature
签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。常见的职衔有：
Chairman of the Board of directors，President或Genera1 Manager，Director，Stand Director，Manager，Head of
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Department，Manageress，
Head of a Department，Section
chief等。
需要指出的是，写信人如要代表企业单位或代理签署时，应在结尾谦称下打印出全部大写的企业单位名称，然后才签署，以表明该信不是以写信人个人身份写的，信由所述事宜均由企业单位负责。
（10）、附件 Enclosure
如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading
其它
商业信函除上述内容外，还经常遇到以下情况：
①写信人提请对方特定人员注意时，可在信内姓名及地址的下面或在称呼同一行之右侧说明，并加上Attn.字祥，也可在字下划横线表示。
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②写信人为使对方迅速、正确地理解信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，记在信文的上方，并在Subject底下划横线，以提醒对方注意。
③为便于商业信函留存查阅并分清责任，书信下部注有发信人及打字员姓名的第一个字母，位于署名下两行的左下方。
④为说明信所附附件，便于收信人清点，可在发信人及打字员姓名的字母下行加注。
⑤如信文写完后需要补充一点，或加附与信文主题无关的简短内容时，可在信文末尾附件下加附言，用引导。
对国外商业业务往来信函的结构格式举例如下：
日期 May,20,1998,收信人 Mach
&.Welson，
地址340 Camedle Ave
Kemlworttl，,
注意 Attn：Mr. Jack G. Johnson
SCHARFMAN BROS. INC
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CABLE ADDRESS Export一Manufacturers TELEPHONES
信头 HEMPSTS Representatives一Importers 292一1750
Sauco 393 FRONT STREET
TELEX: 96-7725 HEMPSTED
NEW YORK 11550
称呼 Dear Sirs。
Thank you for your interest in the
MEYLAN line Of stopwatches，timing
device，etc。
信文：
We are leased to inform you that we
act as extensive export representatives for
MEYLAN CORP。 P1ease advice if you
are interested in receiving our full catalog
and price list。
信尾谦称 Very truly yours，
公司名称 SCHRTFMAN
签 字
写信人姓名 Michael Seharfmah
写信人职务 Manager
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发信人及打字员 MS／am
附 件 Encl. One
样信一：
1、收信人的邮箱
2、发信人的邮箱
3、写信日期：写日期时，请注意以下几点：
a. 年份要写完整，不能用03代替2003。
b. 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如31/3/03 不能在正式的信件中出现。但是可
以用英文缩写，比如用Aug.代替August。
4、时间
5、主题
6、称呼
7、正文
8、结束语
9、签名
10、联系方法：
这部分内容要完整,包括写信人姓----------------精选公文范文----------------
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名、职位、公司名称以及联系方法（地址、电话、传真、邮箱、网址）。写地址要注意：一般来说，门牌号和街道名称之间不用逗号点开，但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
篇三：外贸信函的例文
外贸函电范文
外贸平台 - 实惠网整理资料系列
正文：
一． 如何表达在涨价前订货
thank you for your letter of october
10 for business copiers. we are now
sending you our price-list and catalog of
the newest types that are under production
and we can supply at once from stock.
感谢贵方10月10日关于商用复印机的询函。现随函奉送本公司正在生产的、并有现货供应的最新型号的产品清单和价目表。
我方想告诉贵方，自下半年以来，复印机的零、部件价格一直不断增长。尽管我方尽量压低报价，但恐怕有此余----------------精选公文范文----------------
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地的时间不会太久。因此，建议贵方在零、部件再次涨价，并不可避免地引起成品涨价之前便向我方订货。
二． 要求及时供货
1
we understand that you are the
agent for the white tiger ties. we enclose
our order for 1000 dozens of the white
tiger ties. please note that we need these
goods rather
urgently as christmas is drawing
near. if you could supply goods timely for
seasons, we would make repeated orders,
provided prices are reasonable. payment
for the enclosed order will be made on a
draft at sight under our letter of credit
opened in your favor on receipt of your
confirmation that the goods are sent out,
and can be delivered before 1, december,
2000.
获悉贵公司为“白虎牌领带”的代理商。兹附上1000打白虎牌领带订单一----------------精选公文范文----------------
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份。
请注意，由于圣诞节在即，本公司急需这批货物。如果贵公司能够及时供应时令货品，而且价格公道，我方将继续订货。
此票订单之货款，待确认贵方已于2000年12月1日前发货之后，本公司即向贵公司开出见票即付的信用证。
三． 要求代理商报价
we have read in china daily that you
are the exclusive agent for hi-fi
corporation of africa and asia. would you
please send us price-lists and catalogues of
all the hi-fi wireless products and terms of
payment. please advise if you would grant
special terms for an annual trade over 1
million dollars. a visit of your
representative would be appreciated.
perhaps he could bring the newest samples
of the 999 hand phone, an item of growing
interest here.
我方从《中国日报》上获知，贵公----------------精选公文范文----------------
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司为高保真公司在非洲和亚洲的独家代理商。请惠送该公司所有无线通讯产品的目录、价目表及付款条件，并请告知，如果每年交易额达100万美元以上，是否可获得特别条件。
敬请贵方派代表来与我们洽谈，并携带最新999型手机样品，该产品在此地销路看好。
四． 回复询盘告知无货
referring to your letter of 5 june, we
very much regret that we are unable to
make you an 2
offer for the goods you demand. the
reason is that the product you need has
been out of stock. what’s more our
manufacturers have declined orders
because of shortage of raw materials.
we shall, however, file your inquiry
and cable you our offers as soon as we
have got supplies.
我方收到贵公司６月５日来函，但非常遗憾，我方无法对贵方所需产品报----------------精选公文范文----------------
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盘。其原因是，此货品在我处已经脱销。而且，由于原料短缺，生产厂家已经拒绝了我方订单。我方已将贵方询函备案，一经有货，我方将以电报报盘。
五． 回复询盘，量大折价
purchase of not less than 100,000
and not more than 200,000 american
dollars, we would allow a discount of 10%
and for a purchase larger than 200,000
american dollars, we would allow a 20%
special discount.
很高兴收到贵公司7月5日来函。现寄上产品目录与价目表。同时另封寄去样品，请查收。 所寄产品目录包括本公司产品的品名、规格。与其他厂商的价格比较，我方的报价定会使贵方满意。
凡总定购量超过100,000美元但不足200,000美元者，我方将给予10%的折扣；凡总定购量超过200,000美元者，我方将给予20%的折扣。
六． 如何追问买方意见
in reply to your inquiry we sent you
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on may 25 a copy of illustrated catalog of
our electric products. as we have not heard
from you since, we would like to ask
whether you have had received our reply
and what opinion you have on our
products. we are always ready 3
to serve you and should be grateful
for your reply.
在５月２５日我方对贵方询函的回函中，已寄去本公司电器产品的附图目录。因迄今尚未接到贵方的消息，特致函询问，贵方是否已收到我方回函，并征求贵方对本公司产品的意见。我方随时愿意效劳，若承蒙贵方惠赐回函，当不胜感激。
七． 如何询问参展条件
from yesterday’s morning paper we
have learned that you are now taking
applications from exhibitors for the 2000
canton fair. we hope you would send us a
copy of detailed conditions for application,
such as size of each booth, fees for rent,
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and time schedule for moving in, etc., as
well as the time limit for application。从昨天《晨报》上获悉，贵单位正在征集“2000年广交会”的参展申请。希望贵方能将展位大孝租用展位价格、进场时间、最迟申请日期等详细情况通知我方。
八 询盘并邀请访问
we had your enclosed drawings of 5
types of machines in your letter feb. 2,
2000. would you please inform us by
return of the price, discounts, terms of
payment and the time when you can
deliver them. if your quotations are
suitable and the quality proves good, we’ll be pleased to invite your representative
over for detailed discussion.
我方收到贵方2000年2月2日函及随函所附有关5种机械的图纸。
请函报有关机械的价格、折扣、付款方式及最早的交货时间。
如果报价合理并能证明质量优秀，我方将邀请贵方的代表过来详谈。
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九 如何索要产品目录
我方从贵公司的商会获知你们的名称与地址。
本公司经营塑料制品的进口业务，希望能够得到贵公司明年的产品目录。
4
十 根据广告询价
我们看过贵公司登在《家庭生活》杂志上的广告，对你们的宫廷银器颇感兴趣。请贵方按随函附表所列产品提供“上海”报价，最好包括最快交货日期、付款条件及所能提供的定期购货折价。
十一 承使馆推荐询价
we learn from the our embassy that
you are producing for export hand-made
shoes and gloves in natural leather. there is
a steady demand here for high-class goods
of this type, especially in unique designs.
will you please send us your catalog,
export prices and terms of payment,
together with any samples you would like
to let us examine.
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从我国大使馆获悉贵公司制造并出口天然皮革材料的鞋类及手套。
我国有对此类高级产品稳定需求的市场，特别需要样式新颖的产品。请惠送贵公司的产品目录、出口价格、付款条件及所能提供的样品为荷。
十二 按样品询价
we have a large demand for the
supply of 50,000 meters brown serge,
whose sample is enclosed to show you the
shade and quality we require. please send
your samplescorresponding to our samples
with the most reasonable price singapore
if you can supply within three months
from now.
本公司需要５万公尺棕色斜纹布的大量供货。现随函附送我方所需货物的样品，以示其色调及品质。若贵公司能在３个月内供货，请送供货样品，并提供新加坡港最合理的报价。 十三 按产品图片询盘
in your letter of december 3, 2000,
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we got your enclosed price list and
catalogue, we 5篇二：外贸信函写作范文
电子商务写作教程
尊敬的客户：
您好！
作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。为了帮您解决这个问题，alibaba推出了这本“电子商务写作教程”手册。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。
前言
dear alibaba member,
in america, we often say that you
only have one chance to make a first
impression. in import-export, the same is
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true. a china supplier only has one chance
to make a positive first impression on
overseas buyers.
this is version and we will
continue to improve this based on your
suggestions. please dont hesitate to contact
us. good luck and happy trading!
sincerely,
porter erisman
vice-president, buyer services
商务信函的重要性
也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？
是的，答案是肯定的。
当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估
跟他联系的供应商的呢？
[参考全美最畅销的贸易书籍“building an import-export business”] 以下5个方面是买家最关心的：
供应商网上的简介和/或目录是否----------------精选公文范文----------------
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做得专业？
当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？
供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？
供应商多久做出答复？
供应商是否愿意对产品进行修改？
买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？
供应商的银行信用记录如何？
供应商银行帐户开立的年数？
大致的通常收支情况？
银行给供应商的贷款额度？
银行对供应商的帐户情况是否满意？
合作者与该供应商的合作年数？
供应商可承受多大的定单？
交货是否及时？
是否能准确地完成定单？
比如iso 9000、iso 14,000、hazard
analysis at critical points
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商务信函的基本结构
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
这里就是指收信人的姓名和地址，一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内----------------精选公文范文----------------
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容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。
事由也就是我们通常说的主题，可以直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有dear sirs, dear
madam, dear mr. xx,。称呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第一个字母要大写。
开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。
信的主体。一封信件的优劣，完全要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
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结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，
“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。结束语是结束信函时的一种客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“sincerely,” “best regards, ”or “yours
truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。
写在结束语的下面，签上写信人的名字。如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。
如果信中有附件，应在左下角注明encl. 或enc.。
例如：
encls: 2 invoices
enc.: 1 b/lading篇三：最全的常用外贸函电范文
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最全的常用外贸函电范文
外贸函电的规范与否直接影响到客户对公司的印象，对于外贸人员来说，每天写外贸函电，回复函电。你的函电是否规范呢？ 把直接的函电于下文对照看看。。。
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