2023年12月17日发(作者：中嘉悦)
设备档案整理方法
一、设备档案的分类方法
设备档案采用型号分类法或名称分类法。
1.名称分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备的名称进行分类。
例： 在全部设备档案中按电脑、打印机、照相机、汽车等设备名称对设备档案进行分类。
2.型号分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备型号进行分类。
例：在全部设备档案中，按 HP Color LaserJet2660n 、HP Color LaserJet 2550等设备型号对设备档案进行分类。
二、设备档案的整理
1.设备档案案卷的构成和组卷
设备档案案卷由科技档案盒、科技档案卷内目录、科技文件和备考表四部分构成。
小型设备科技文件材料较少组成一卷。
大型设备（如锅炉、电梯等）科技文件按设备的部件、结构、系统分别组卷。
2.设备档案的整理形式
设备档案采用不装订整理形式。按照设备档案卷内科技文件的排列顺序，在每份科技文件的右上角加盖档号章，填写档号，在卷盒内科技文件材料前后加放卷内目录和备考表。
（1）设备档案卷内文件排列顺序
设备档案卷内文件的排列顺序是纸质文件在前，光盘、 1
软盘在后；文字材料在前，图样在后；总图在前，部件图、零件图等在后。
（2）设备档案档号章样式及填写方法
档号章（样式）
档号 件号
档号：填写设备档案的档号。
件号：填写此份科技文件在卷内排列的顺序。
例：
档号
S-电脑-1
件号
1
（3）页号的编写
凡是科技文件上有页号的无需重新编写。
科技文件上无页号的需编写页号，以每份文件为单位编写，正面编在右下角，背面编写在左下角。
（4）设备档案卷内目录的填写
设备档案卷内目录（样式）
序号
文件
编号
责任者 文件材料题名
日页备期 数 注
序号：填写科技文件在卷内的编号，用阿拉伯数字填写。
2
文件编号：填写科技文件的文号或图样的图号。
责任者：填写科技文件的编制部门或责任者。
文件材料题名：填写科技文件标题。
日期：填写科技文件的编制日期。
页数：填写科技文件的页数。
备注：填写参见号或需要说明的情况。
（5）备考表的填写
本卷内共有件、页：填写卷内实际的件数、页数。如有驱动程序。需填写光盘或软盘的张数。
立卷人：填写本卷设备档案的整理人。
检查人：填写档案员姓名。
年月日：分别填写立卷时间和检查时间。
3
备考表（样式）
卷 内 备 考 表
说明：本卷内共有 件 页
立卷人： 年 月 日
检查人： 年 月 日
4
（6）设备档案案卷盒封面、脊背的填写
案卷盒封面、脊背（样式）
档号
案卷题名
5
档 号：————
档案馆（室）号：————
缩 微 号：————
案卷题名
编制单位
编制日期
保管期限
密级
档号：填写设备档案的案卷号。例：S-电脑－1
案卷题名：填写设备档案的案卷题名。要求具备设备名称、型号、科技文件名称。
6
例：方正商祺9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料。
编制单位：填写案卷整理单位名称。如：朝阳区档案局
编制日期：填写卷内科技文件形成的起止时间。
保管期限：填写定期。
密级：按照有关保密工作规定填写。
3.设备档案案卷目录的编制
（1）案卷的排列
每本案卷目录，登记档案为1000卷左右，顺序号从1开始流水编制。
采用型号分类法的设备档案，在同一型号内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。
采用设备名称分类法的档案，在同一名称内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。
（2）设备档案档号的编制
设备档案档号由三部分构成：设备档案的代字、设备档案的名称（或设备档案的型号）和设备档案案卷顺序号。
采用名称分类法档号的构成：S-电脑-1（S为设备档案代字、电脑为设备档案名称、1为案卷顺序号）
采用型号分类法档号的构成：S-HPColorLaserJet2660n-1（S为设备档案代字、HP Color
LaserJet2660n设备档案型号、1为案卷顺序号）
例1：某单位设备档案采用型号分类法进行分类，HP
Color LaserJet2660n打印机共组成2卷档案，其排列顺序为：
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S-HP Color LaserJet2660n-1(打印机说明书、保修单)
S-HP Color LaserJet2660n-2(打印机图纸)。
例2：某单位设备档案采用名称分类法进行分类，共整理电脑设备档案5卷，其排列顺序为：
S-电脑-1 （方正科技9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-2（IBM2000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-3（HP6556型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-4（方正科技3230型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-5（联想飞天486型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）。
（3）设备档案案卷目录的填写
设备档案案卷目录（样式）
类别：
序号
案卷号
案卷题名
编制
单位
编制
日期
保管
期限
密级
备注
按照设备档案的类别和案卷编号顺序，依据卷盒封面填写设备档案案卷目录。
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类别：填写设备档案。
序号：填写每本案卷的流水顺序号。
案卷号：填写设备档案的档号。如：S-电脑-1
案卷题名：填写案卷名称。如：方正科技9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料。
编制单位：填写案卷整理单位名称。如：朝阳区档案局
编制日期：填写卷内科技文件形成的起止时间。
保管期限：填写定期。
密级：按照有关保密工作规定填写。
备注：按实际情况填写。
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2023年12月17日发(作者：中嘉悦)
设备档案整理方法
一、设备档案的分类方法
设备档案采用型号分类法或名称分类法。
1.名称分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备的名称进行分类。
例： 在全部设备档案中按电脑、打印机、照相机、汽车等设备名称对设备档案进行分类。
2.型号分类法：即在本单位全部设备档案的范围内，按设备型号进行分类。
例：在全部设备档案中，按 HP Color LaserJet2660n 、HP Color LaserJet 2550等设备型号对设备档案进行分类。
二、设备档案的整理
1.设备档案案卷的构成和组卷
设备档案案卷由科技档案盒、科技档案卷内目录、科技文件和备考表四部分构成。
小型设备科技文件材料较少组成一卷。
大型设备（如锅炉、电梯等）科技文件按设备的部件、结构、系统分别组卷。
2.设备档案的整理形式
设备档案采用不装订整理形式。按照设备档案卷内科技文件的排列顺序，在每份科技文件的右上角加盖档号章，填写档号，在卷盒内科技文件材料前后加放卷内目录和备考表。
（1）设备档案卷内文件排列顺序
设备档案卷内文件的排列顺序是纸质文件在前，光盘、 1
软盘在后；文字材料在前，图样在后；总图在前，部件图、零件图等在后。
（2）设备档案档号章样式及填写方法
档号章（样式）
档号 件号
档号：填写设备档案的档号。
件号：填写此份科技文件在卷内排列的顺序。
例：
档号
S-电脑-1
件号
1
（3）页号的编写
凡是科技文件上有页号的无需重新编写。
科技文件上无页号的需编写页号，以每份文件为单位编写，正面编在右下角，背面编写在左下角。
（4）设备档案卷内目录的填写
设备档案卷内目录（样式）
序号
文件
编号
责任者 文件材料题名
日页备期 数 注
序号：填写科技文件在卷内的编号，用阿拉伯数字填写。
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文件编号：填写科技文件的文号或图样的图号。
责任者：填写科技文件的编制部门或责任者。
文件材料题名：填写科技文件标题。
日期：填写科技文件的编制日期。
页数：填写科技文件的页数。
备注：填写参见号或需要说明的情况。
（5）备考表的填写
本卷内共有件、页：填写卷内实际的件数、页数。如有驱动程序。需填写光盘或软盘的张数。
立卷人：填写本卷设备档案的整理人。
检查人：填写档案员姓名。
年月日：分别填写立卷时间和检查时间。
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备考表（样式）
卷 内 备 考 表
说明：本卷内共有 件 页
立卷人： 年 月 日
检查人： 年 月 日
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（6）设备档案案卷盒封面、脊背的填写
案卷盒封面、脊背（样式）
档号
案卷题名
5
档 号：————
档案馆（室）号：————
缩 微 号：————
案卷题名
编制单位
编制日期
保管期限
密级
档号：填写设备档案的案卷号。例：S-电脑－1
案卷题名：填写设备档案的案卷题名。要求具备设备名称、型号、科技文件名称。
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例：方正商祺9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料。
编制单位：填写案卷整理单位名称。如：朝阳区档案局
编制日期：填写卷内科技文件形成的起止时间。
保管期限：填写定期。
密级：按照有关保密工作规定填写。
3.设备档案案卷目录的编制
（1）案卷的排列
每本案卷目录，登记档案为1000卷左右，顺序号从1开始流水编制。
采用型号分类法的设备档案，在同一型号内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。
采用设备名称分类法的档案，在同一名称内对案卷进行排列，按设备购置的先后时间排列顺序。
（2）设备档案档号的编制
设备档案档号由三部分构成：设备档案的代字、设备档案的名称（或设备档案的型号）和设备档案案卷顺序号。
采用名称分类法档号的构成：S-电脑-1（S为设备档案代字、电脑为设备档案名称、1为案卷顺序号）
采用型号分类法档号的构成：S-HPColorLaserJet2660n-1（S为设备档案代字、HP Color
LaserJet2660n设备档案型号、1为案卷顺序号）
例1：某单位设备档案采用型号分类法进行分类，HP
Color LaserJet2660n打印机共组成2卷档案，其排列顺序为：
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S-HP Color LaserJet2660n-1(打印机说明书、保修单)
S-HP Color LaserJet2660n-2(打印机图纸)。
例2：某单位设备档案采用名称分类法进行分类，共整理电脑设备档案5卷，其排列顺序为：
S-电脑-1 （方正科技9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-2（IBM2000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-3（HP6556型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-4（方正科技3230型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）
S-电脑-5（联想飞天486型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料）。
（3）设备档案案卷目录的填写
设备档案案卷目录（样式）
类别：
序号
案卷号
案卷题名
编制
单位
编制
日期
保管
期限
密级
备注
按照设备档案的类别和案卷编号顺序，依据卷盒封面填写设备档案案卷目录。
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类别：填写设备档案。
序号：填写每本案卷的流水顺序号。
案卷号：填写设备档案的档号。如：S-电脑-1
案卷题名：填写案卷名称。如：方正科技9000型电脑说明书、驱动程序、保修卡等设备文件材料。
编制单位：填写案卷整理单位名称。如：朝阳区档案局
编制日期：填写卷内科技文件形成的起止时间。
保管期限：填写定期。
密级：按照有关保密工作规定填写。
备注：按实际情况填写。
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