2024年2月8日发(作者：佴琦)
厦门市湖里星光金属制品工业有限公司 文件编号
版本
分发号
XG-GL-14
B
第1共3页
电脑文件管理办法
制定
审核
批准
页码
发布日期
2009-6-1
文 件 更 改 记 录
【文件更改申请单】由文件管理中心保存。
序次
条款页次 更 改 内 容
新版序 批准 更改日期
更改单号
文件标题：
文件编号：
1.0目的
电脑文件管理办法
XG-GL-14
版本号码
页 码
B00
第 2页 共 3页
管好、用好电脑，正确使用电脑软硬件，并能应用电脑进行内部沟通与顾客沟通，防止电脑文件泄漏等。
2. 0范围
适用于本公司所属电脑的操作使用、维护及电脑文件（含SAP系统）的维护管理。
3.0 职责
3.1 各职能部门所配备的电脑由授权的管理员妥善保管，每台电脑设定密码及指定使用者，密码修改和使用者变更时需报送办公室存档。
3.2 用于与顾客沟通联络的电脑由办公室专职保管，电子信箱密码由总经理授权保密，不得外传。非授权人员不得使用电脑,更不得自行上机窃取资料；一经发觉，一律辞退；严重者，提交公安机关处理。
3.3 公司的质量环境管理体系文件的电子版本由管理者代表专职保管，除非管理者代表同意，其他人员一律不得使用管理者代表的专用电脑。
3.4 外单位人员需使用电脑者,一律需经同意,其自带之存取盘需经公司进行杀毒处理方可使用。
4.0 程序
4.1 电脑的安全操作使用
4.1.1 开机顺序：
a.开启总电源；
b.开启显示器、打印机等外设；
c.由电脑管理员开启屏幕保护密码，方可让使用者使用；
d.开启主机，进入应用软件系统。
4.1.2 退出软件系统：
必须依照软件系统规定的正常程序退出系统，严禁非正常退出，以免对机内数据造成严重损害。
4.1.3 关机顺序：
a.正常、完全退出正在使用之软件系统；
b.退出至WINDOWS操作系统显示关机提示为止。
c.关闭主机；
d.关闭显示器、打印机等外设；
e.关闭总电源。
4.1.4 注意事项：
电脑关机前，所使用的电脑应用软件需完全退出后方可关机，否则易造成应用软件受损。
4.2 储存和备份
4.2.1 操作人员对所输入的数据应及时存盘，以免数据丢失。
4.2.2 操作人员应对重要文件、数据应做相应备份。
4.2.3 在备份文件上做标识，标识存储文件、数据资料目录，并妥善保管。
4.2.4 重要文件、保密文件不允许放在共享文档中，保密文件一律设置密码。
文件标题：
文件编号：
4.3 密码、权限设置
电脑文件管理办法
XG-GL-14
版本号码 A00
页 码 第 3 页 共 3 页
4.3.1 对于电脑单机，在可能的情况下，每台电脑均应设置开机密码。
4.3.2 网络权限及网络口令由电脑管理人员设置。
4.3.3 使用人员不得将口令外传或擅自修改授权密码。
4.3.4 开机密码或授权密码由电脑管理人员统一报送办公室存档。
4.4 电脑病毒防治
4.4.1 严格对公司内使用的软盘加以控制，软盘不得随意转借他人使用，防止电脑病毒侵入。
4.4.2 每台电脑应安装相应的病毒防治应用软件系统，需用使用的软件需提交办公室进行审核批准后，由指定人员进行安装软件。
4.4.3 上网电脑应特别注意可疑的邮件/软件包等，不得随意打开；只有在确认无病毒侵入的情况下，方可下载网络上的软件，确认无病毒后方可打开。
4.4.4 当发现病毒或遇有病毒侵入时，应及时用专用杀毒软件消除病毒；严重时，应及时聘请外单位软件公司专业人员进行处理。
4.5 软件维护：未经批准或允许，任何人不得改动硬盘上的数据文件及应用软件。
4.6 硬件维护
4.6.1 注意防尘，及时对电脑及外设等进行清洁，保持电脑及外设等设备的清洁卫生。
4.6.2 未经允许，非专业人员严禁私自拆开电脑主机机箱。
4.7 光盘维护
4.7.1 光盘应放置于防潮、防湿及阴凉的地方，并远离磁性物质；
4.7.2 不得以手触摸光盘表面；
4.7.3 光盘用完后应及时放入保护套内。
4.7.4 光盘应进行标识
4.8 异常处置：当发现电脑软、硬件出现异常时，不得私自拆卸维修，必须向上级主管报告，并由授权人员进行修复工作。
4.9 电子信箱与顾客沟通事项
4.9.1 由办公室外授权人员每天打开电子信箱邮件。
4.9.2 如信箱有顾客的最新信息,应及时打印，反馈给相应部门。
4.9.3 应定期删除过时的信息,以免造成电子硬盘存贮过多,影响运行速度。一般情况下，可每三天固定删除一次为宜。
4.9.4 电子文件经打印复制成纸张性文件后，应由相关权责人员审核、批准，方能分发使用。一般情况下，是进行手签确认。
4.9.5 重要的电子文件，应对其进行合理的归类保存，并在每月的15日及月底将其统一拷贝至指定电
脑中，以防数据丢失，重要电子文件不得存放于C盘、桌面及我的文档中。
4.9.6 公司服务器和SAP信息系统由指定的IT工程师管理和维护,服务器和SAP系统数据备份通过磁盘阵列自动备份,IT工程师定期检查磁盘和服务器的运行情况,防止数据损坏、丢失和泄露。
2024年2月8日发(作者：佴琦)
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1.0目的
电脑文件管理办法
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管好、用好电脑，正确使用电脑软硬件，并能应用电脑进行内部沟通与顾客沟通，防止电脑文件泄漏等。
2. 0范围
适用于本公司所属电脑的操作使用、维护及电脑文件（含SAP系统）的维护管理。
3.0 职责
3.1 各职能部门所配备的电脑由授权的管理员妥善保管，每台电脑设定密码及指定使用者，密码修改和使用者变更时需报送办公室存档。
3.2 用于与顾客沟通联络的电脑由办公室专职保管，电子信箱密码由总经理授权保密，不得外传。非授权人员不得使用电脑,更不得自行上机窃取资料；一经发觉，一律辞退；严重者，提交公安机关处理。
3.3 公司的质量环境管理体系文件的电子版本由管理者代表专职保管，除非管理者代表同意，其他人员一律不得使用管理者代表的专用电脑。
3.4 外单位人员需使用电脑者,一律需经同意,其自带之存取盘需经公司进行杀毒处理方可使用。
4.0 程序
4.1 电脑的安全操作使用
4.1.1 开机顺序：
a.开启总电源；
b.开启显示器、打印机等外设；
c.由电脑管理员开启屏幕保护密码，方可让使用者使用；
d.开启主机，进入应用软件系统。
4.1.2 退出软件系统：
必须依照软件系统规定的正常程序退出系统，严禁非正常退出，以免对机内数据造成严重损害。
4.1.3 关机顺序：
a.正常、完全退出正在使用之软件系统；
b.退出至WINDOWS操作系统显示关机提示为止。
c.关闭主机；
d.关闭显示器、打印机等外设；
e.关闭总电源。
4.1.4 注意事项：
电脑关机前，所使用的电脑应用软件需完全退出后方可关机，否则易造成应用软件受损。
4.2 储存和备份
4.2.1 操作人员对所输入的数据应及时存盘，以免数据丢失。
4.2.2 操作人员应对重要文件、数据应做相应备份。
4.2.3 在备份文件上做标识，标识存储文件、数据资料目录，并妥善保管。
4.2.4 重要文件、保密文件不允许放在共享文档中，保密文件一律设置密码。
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文件编号：
4.3 密码、权限设置
电脑文件管理办法
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4.3.1 对于电脑单机，在可能的情况下，每台电脑均应设置开机密码。
4.3.2 网络权限及网络口令由电脑管理人员设置。
4.3.3 使用人员不得将口令外传或擅自修改授权密码。
4.3.4 开机密码或授权密码由电脑管理人员统一报送办公室存档。
4.4 电脑病毒防治
4.4.1 严格对公司内使用的软盘加以控制，软盘不得随意转借他人使用，防止电脑病毒侵入。
4.4.2 每台电脑应安装相应的病毒防治应用软件系统，需用使用的软件需提交办公室进行审核批准后，由指定人员进行安装软件。
4.4.3 上网电脑应特别注意可疑的邮件/软件包等，不得随意打开；只有在确认无病毒侵入的情况下，方可下载网络上的软件，确认无病毒后方可打开。
4.4.4 当发现病毒或遇有病毒侵入时，应及时用专用杀毒软件消除病毒；严重时，应及时聘请外单位软件公司专业人员进行处理。
4.5 软件维护：未经批准或允许，任何人不得改动硬盘上的数据文件及应用软件。
4.6 硬件维护
4.6.1 注意防尘，及时对电脑及外设等进行清洁，保持电脑及外设等设备的清洁卫生。
4.6.2 未经允许，非专业人员严禁私自拆开电脑主机机箱。
4.7 光盘维护
4.7.1 光盘应放置于防潮、防湿及阴凉的地方，并远离磁性物质；
4.7.2 不得以手触摸光盘表面；
4.7.3 光盘用完后应及时放入保护套内。
4.7.4 光盘应进行标识
4.8 异常处置：当发现电脑软、硬件出现异常时，不得私自拆卸维修，必须向上级主管报告，并由授权人员进行修复工作。
4.9 电子信箱与顾客沟通事项
4.9.1 由办公室外授权人员每天打开电子信箱邮件。
4.9.2 如信箱有顾客的最新信息,应及时打印，反馈给相应部门。
4.9.3 应定期删除过时的信息,以免造成电子硬盘存贮过多,影响运行速度。一般情况下，可每三天固定删除一次为宜。
4.9.4 电子文件经打印复制成纸张性文件后，应由相关权责人员审核、批准，方能分发使用。一般情况下，是进行手签确认。
4.9.5 重要的电子文件，应对其进行合理的归类保存，并在每月的15日及月底将其统一拷贝至指定电
脑中，以防数据丢失，重要电子文件不得存放于C盘、桌面及我的文档中。
4.9.6 公司服务器和SAP信息系统由指定的IT工程师管理和维护,服务器和SAP系统数据备份通过磁盘阵列自动备份,IT工程师定期检查磁盘和服务器的运行情况,防止数据损坏、丢失和泄露。