2024年2月25日发(作者：占采萱)
信息系统建设过程中的十个重要会议
从事认证认可信息化建设已经三年多了，其间主要负责信息系统的组织建设工作。随着负责的项目越来越多，组织实施过程中发生的问题也随之增加。主要体现在项目进度延迟、质量不高、成本增加、沟通不畅等方面。回顾项目实施中遇到的种种困难。经过梳理，发现这些问题要么没在源头发现，后期发现时，因为工进成本问题，不愿返工，勉强使用；要么是没进行集体研讨和评审就直接按设计实施了。结合项目管理知识，通过项目建设过程中组织十个重要会议，可以有效地保障项目的质量。在此提出来，供同行们讨论、借鉴。
一个项目按生命周期划分为八个阶段。分别是启动阶段、立项阶段、需求分析阶段、设计阶段、开发阶段、测试阶段、试运行阶段和验收阶段。本文谈到的十个会，贯穿这八个阶段。各个会的内容和意义如下所列。
一、项目启动会。顾名思义是在立项阶段召开。一般在项目已经立项后召开。也是项目实施的第一个会，非常重要，相当于一幢大楼的奠基工程，如果会议没达到预期效果，会给后期的实施埋下隐患，特别是沟通管理方面的隐患。该会主要内容有：（1）成立项目组。确定项目经理和成员。明确各成员的职权责，谁负责需求，谁又负责设计等。（2）制订项目组规范。确定项目生命周期内一周至少一次的碰头会。确定每次的碰头会上的任务，诸如进度核查、需求纠偏，质量控制等。（3）确定沟通方式。每次会议由谁负责会议记录，又 1 / 6
由谁向项目干系人和部门领导汇报项目进展情况。（4）向项目经理下达《项目立项通知书》。（5）确定一周内，由项目经理提交的项目的工作分解结构表（WBS），该表是项目进度控制的主要衡量标准，要求最粗粒度为周工作量。否则无法据此核查项目进度。通过该会，一定程度上防范了进度延迟和沟通不畅的风险。从源头有效地保障了项目实施。
二、需求研讨会。是在需求分析阶段召开，一般是项目组完成的《需求规格说明书》和系统原型达到研讨级时召开。相关人负责组织业务部门负责人及业务专家对《需求规格说明书》和系统原型进行研讨，采用“原型测试法”帮助项目组准确把握需求，进一步熟悉业务。该会主要内容有：（1）逐项讨论需求功能点，检查是否与实际业务相符。（2）纠正文档和原型中出现的一些不准确的名称。（3）检查是否有需求与其他需求相互冲突或者重复？该会上，应该有测试人员列席参加，以助于测试阶段能正确把握用户需求，而不是仅仅通过看需求规格说明书编写测试用例。会后项目组要依据专家意见，进一步完善文档和原型。该会有效地保障了项目需求的准确性。同时提高了项目组对业务的了解和测试组对需求的掌控。
三、需求评审会。在项目组按专家意见完善《需求规格说明书》和系统原型后召开。相关人组织业务部门和业务专家对项目《需求规格说明书》进行评审。该会主要内容有：（1）评审《需求规格说明书》是否符合业务实际情况，包括操作流程和数据项等。（2）同时评审《需求规格说明书》是否清晰、简洁、无二义地表达了每个需求。 2 / 6
（3）第三个重要事项是评审通过后，业务专家和业务部门要签字确认，标志该项目可以进入设计阶段。今后的变更转入需求变更流程，其后产生的评审为小范围内评审。该会有效地保障了项目范围控制和需求符合业务，是决定项目建设后能否顺利推广上线的核心因素。
四、设计评审会。在项目实施进入设计阶段后，项目组完成《系统设计说明书》和《数据库表设计说明书》时召开。该会重要是要组织技术部主管和相关技术人员进行项目设计评审。该会主要内容有：（1）审核该系统是否在整个认证认可信息化总体规划下定位准确，设计合理。依靠基础平台支撑的信息是否设计有接口等。（2）设计的数据项是否全面，命名是否规范，是否满足业务数据规范和代码规范要求。这个会也非常重要，因为现在的系统建设不是孤立的，而是在总体规划下进行的。负责单一项目的项目经理不太了解总体规划，所有很容易忽略一些外部现有系统和基础平台的关系。因此必须经过技术部评审通过才可进入开发阶段。该会有效地保障了项目的质量。
五、界面评审会。在设计人员完成界面制作后，组织技术部主管和项目经理等人召开。系统界面是面向用户的，是用户使用系统功能的接口。界面设计的好坏直接影响系统用户的积极性。该会主要内容有：（1）评审设计的界面布局是否合理，用户操作是否方便。控件大小适中，太大了显得臃肿，太小了不方便操作。（2）评审界面颜色是否舒服，既不能刺眼，也不能灰暗，要使用户产生一种心情愉悦的感觉。（3）评审页面上的文字名称是否准确，字号、字体、颜色是否合适。该会有效地保障了系统具有较强的亲和力。有助于系统推广上线， 3 / 6
被用户积极使用。
六、项目初验会。在系统完成测试后，项目组提交《测试报告》后召开。该会两个主要内容：（1）一是由业务部门确认项目建设成果，无论从功能还是友好性、性能等方面都符合他们的要求。签字确认标志系统可以进行试运行。（2）二是商讨系统试运行相关工作。业务部门发文通知业务有代表性的试点单位在某时某地参加培训，项目组做好一切培训准备工作，包括将系统部署到培训环境，初始系统用户，制作用户手册，准备培训讲义等。同时还会布臵培训会后，系统试运行期间的一些工作。
七、试点培训会。该会是按培训会议通知时间召开。会议主要内容是：（1）为参加会议的用户进行系统培训，以用户熟练操作系统为目标。（2）收集培训现场的用户意见。一些新需求商业务部门视具体情况决定是在本期完善，还是二期再开发。（3）进一步强调培训会后，要负责好系统试运行工作。该会标志着系统进入试运行阶段。在试运行期间，项目组要负责为用户答疑解惑。并记录有关系统试运行的一切信息并提交技术部。试运行结束后，提交系统试运行报告。
八、项目终验会。该会在系统试运行结束后全国推广上线前召开。该会召开前，标志着系统已经过试运行，项目组已经完善了系统在试运行期间发生的一些系统Bug。现在系统完全符合真正一线用户的需求。该会也是一个项目成功建设的标志。该会后，准备全国推广上线相关工作。该会主要内容有：（1）项目甲方代表致验收词。向验收专家组汇报项目自启动以前所开展的工作。（2）项目组按验收要求准备 4 / 6
所有材料。并准备好相关的证明材料。以便验收专家组进行现场验收。（3）业务专家进行项目验收。同时要对项目资金使用情况进行审计。该会有效地核查了项目实施过程中范围管理、成本管理等工作的顺利召开保障了项目的质量、成本等得到有效控制。
九、全国推广会。该会在项目终验后不久即召开。项目组要将系统部署到生产环境。以便系统用户正式使用系统进行业务操作。同时，为了支撑各省局培训省内用户。保留系统培训环境。同样，项目组要配合业务部门完成全国推广培训的一切工作。同时在会后要着手准备项目移交运维的手续。该会的主要内容就为参加会议的所有用户进行培训，以其熟练操作系统为目标。
十、移交运维会。该会在全国推广会后召开。标志着一个成功实施的项目正式由建设阶段转为运维阶段。也是标志项目从开发部正式移交到运维部。该会主要内容即为项目组将运维所需材料逐一准备好，通过运维相关负责人的验收签单。至此，项目组可以说完成了一个项目建设的历史使命。项目团队解散，项目组成员将以崭新的面貌去迎接下一个项目的建设。当然项目组织实施者仍然一直关注着项目的正式运行。那是他的孩子，是他一年或几年工作的心血。就像一个老人永远关心自己孩子一样直到老去。
十个会议是一个项目实施的十个重要里程碑。相当于人生的十个重要转折点。会议成效直接决定了项目建设的质量、进度和成果。因此，作为项目实施的组织者。要高度重视这十个会议。不仅要充分准备，而且一丝不苟。只有努力让会议成果达到预想目标，才能保证项 5 / 6
目结束后，不留太多的遗憾！
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2024年2月25日发(作者：占采萱)
信息系统建设过程中的十个重要会议
从事认证认可信息化建设已经三年多了，其间主要负责信息系统的组织建设工作。随着负责的项目越来越多，组织实施过程中发生的问题也随之增加。主要体现在项目进度延迟、质量不高、成本增加、沟通不畅等方面。回顾项目实施中遇到的种种困难。经过梳理，发现这些问题要么没在源头发现，后期发现时，因为工进成本问题，不愿返工，勉强使用；要么是没进行集体研讨和评审就直接按设计实施了。结合项目管理知识，通过项目建设过程中组织十个重要会议，可以有效地保障项目的质量。在此提出来，供同行们讨论、借鉴。
一个项目按生命周期划分为八个阶段。分别是启动阶段、立项阶段、需求分析阶段、设计阶段、开发阶段、测试阶段、试运行阶段和验收阶段。本文谈到的十个会，贯穿这八个阶段。各个会的内容和意义如下所列。
一、项目启动会。顾名思义是在立项阶段召开。一般在项目已经立项后召开。也是项目实施的第一个会，非常重要，相当于一幢大楼的奠基工程，如果会议没达到预期效果，会给后期的实施埋下隐患，特别是沟通管理方面的隐患。该会主要内容有：（1）成立项目组。确定项目经理和成员。明确各成员的职权责，谁负责需求，谁又负责设计等。（2）制订项目组规范。确定项目生命周期内一周至少一次的碰头会。确定每次的碰头会上的任务，诸如进度核查、需求纠偏，质量控制等。（3）确定沟通方式。每次会议由谁负责会议记录，又 1 / 6
由谁向项目干系人和部门领导汇报项目进展情况。（4）向项目经理下达《项目立项通知书》。（5）确定一周内，由项目经理提交的项目的工作分解结构表（WBS），该表是项目进度控制的主要衡量标准，要求最粗粒度为周工作量。否则无法据此核查项目进度。通过该会，一定程度上防范了进度延迟和沟通不畅的风险。从源头有效地保障了项目实施。
二、需求研讨会。是在需求分析阶段召开，一般是项目组完成的《需求规格说明书》和系统原型达到研讨级时召开。相关人负责组织业务部门负责人及业务专家对《需求规格说明书》和系统原型进行研讨，采用“原型测试法”帮助项目组准确把握需求，进一步熟悉业务。该会主要内容有：（1）逐项讨论需求功能点，检查是否与实际业务相符。（2）纠正文档和原型中出现的一些不准确的名称。（3）检查是否有需求与其他需求相互冲突或者重复？该会上，应该有测试人员列席参加，以助于测试阶段能正确把握用户需求，而不是仅仅通过看需求规格说明书编写测试用例。会后项目组要依据专家意见，进一步完善文档和原型。该会有效地保障了项目需求的准确性。同时提高了项目组对业务的了解和测试组对需求的掌控。
三、需求评审会。在项目组按专家意见完善《需求规格说明书》和系统原型后召开。相关人组织业务部门和业务专家对项目《需求规格说明书》进行评审。该会主要内容有：（1）评审《需求规格说明书》是否符合业务实际情况，包括操作流程和数据项等。（2）同时评审《需求规格说明书》是否清晰、简洁、无二义地表达了每个需求。 2 / 6
（3）第三个重要事项是评审通过后，业务专家和业务部门要签字确认，标志该项目可以进入设计阶段。今后的变更转入需求变更流程，其后产生的评审为小范围内评审。该会有效地保障了项目范围控制和需求符合业务，是决定项目建设后能否顺利推广上线的核心因素。
四、设计评审会。在项目实施进入设计阶段后，项目组完成《系统设计说明书》和《数据库表设计说明书》时召开。该会重要是要组织技术部主管和相关技术人员进行项目设计评审。该会主要内容有：（1）审核该系统是否在整个认证认可信息化总体规划下定位准确，设计合理。依靠基础平台支撑的信息是否设计有接口等。（2）设计的数据项是否全面，命名是否规范，是否满足业务数据规范和代码规范要求。这个会也非常重要，因为现在的系统建设不是孤立的，而是在总体规划下进行的。负责单一项目的项目经理不太了解总体规划，所有很容易忽略一些外部现有系统和基础平台的关系。因此必须经过技术部评审通过才可进入开发阶段。该会有效地保障了项目的质量。
五、界面评审会。在设计人员完成界面制作后，组织技术部主管和项目经理等人召开。系统界面是面向用户的，是用户使用系统功能的接口。界面设计的好坏直接影响系统用户的积极性。该会主要内容有：（1）评审设计的界面布局是否合理，用户操作是否方便。控件大小适中，太大了显得臃肿，太小了不方便操作。（2）评审界面颜色是否舒服，既不能刺眼，也不能灰暗，要使用户产生一种心情愉悦的感觉。（3）评审页面上的文字名称是否准确，字号、字体、颜色是否合适。该会有效地保障了系统具有较强的亲和力。有助于系统推广上线， 3 / 6
被用户积极使用。
六、项目初验会。在系统完成测试后，项目组提交《测试报告》后召开。该会两个主要内容：（1）一是由业务部门确认项目建设成果，无论从功能还是友好性、性能等方面都符合他们的要求。签字确认标志系统可以进行试运行。（2）二是商讨系统试运行相关工作。业务部门发文通知业务有代表性的试点单位在某时某地参加培训，项目组做好一切培训准备工作，包括将系统部署到培训环境，初始系统用户，制作用户手册，准备培训讲义等。同时还会布臵培训会后，系统试运行期间的一些工作。
七、试点培训会。该会是按培训会议通知时间召开。会议主要内容是：（1）为参加会议的用户进行系统培训，以用户熟练操作系统为目标。（2）收集培训现场的用户意见。一些新需求商业务部门视具体情况决定是在本期完善，还是二期再开发。（3）进一步强调培训会后，要负责好系统试运行工作。该会标志着系统进入试运行阶段。在试运行期间，项目组要负责为用户答疑解惑。并记录有关系统试运行的一切信息并提交技术部。试运行结束后，提交系统试运行报告。
八、项目终验会。该会在系统试运行结束后全国推广上线前召开。该会召开前，标志着系统已经过试运行，项目组已经完善了系统在试运行期间发生的一些系统Bug。现在系统完全符合真正一线用户的需求。该会也是一个项目成功建设的标志。该会后，准备全国推广上线相关工作。该会主要内容有：（1）项目甲方代表致验收词。向验收专家组汇报项目自启动以前所开展的工作。（2）项目组按验收要求准备 4 / 6
所有材料。并准备好相关的证明材料。以便验收专家组进行现场验收。（3）业务专家进行项目验收。同时要对项目资金使用情况进行审计。该会有效地核查了项目实施过程中范围管理、成本管理等工作的顺利召开保障了项目的质量、成本等得到有效控制。
九、全国推广会。该会在项目终验后不久即召开。项目组要将系统部署到生产环境。以便系统用户正式使用系统进行业务操作。同时，为了支撑各省局培训省内用户。保留系统培训环境。同样，项目组要配合业务部门完成全国推广培训的一切工作。同时在会后要着手准备项目移交运维的手续。该会的主要内容就为参加会议的所有用户进行培训，以其熟练操作系统为目标。
十、移交运维会。该会在全国推广会后召开。标志着一个成功实施的项目正式由建设阶段转为运维阶段。也是标志项目从开发部正式移交到运维部。该会主要内容即为项目组将运维所需材料逐一准备好，通过运维相关负责人的验收签单。至此，项目组可以说完成了一个项目建设的历史使命。项目团队解散，项目组成员将以崭新的面貌去迎接下一个项目的建设。当然项目组织实施者仍然一直关注着项目的正式运行。那是他的孩子，是他一年或几年工作的心血。就像一个老人永远关心自己孩子一样直到老去。
十个会议是一个项目实施的十个重要里程碑。相当于人生的十个重要转折点。会议成效直接决定了项目建设的质量、进度和成果。因此，作为项目实施的组织者。要高度重视这十个会议。不仅要充分准备，而且一丝不苟。只有努力让会议成果达到预想目标，才能保证项 5 / 6
目结束后，不留太多的遗憾！
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