2024年3月25日发(作者：图门灵秋)
办公室5S管理规定
办公室5S管理制度
第一条 总则
为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪
费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制
定本规定。
第二条 本规定适用于公司办公室所有人员。
第三条 整理
1、 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有
效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。
2、 对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和
“不要”；分类如下：
1） 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
2） 空间：柜架、桌椅、储物箱等；
3） 物品：个人物品、装饰品等；
3、“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存
放。
4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表
常用程
使用频率
度
低
中
中
高
处理方法
过去一年都没有使用过的物品，而且
丢弃
不能再用
在过去半年里只使用过一次的物品
一个月使用一次的物品
每周或每天都使用的物品
集中存放（例如归档或放在库
房中）
集中存放（例如归档或放在库
房中）
保存在办公桌或随身携带
第四条 整顿
1）办公室及岗位区整顿
1. 办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、
口杯、电话、笔筒、台历外，不允许放其他与工作无关的物品；（备
注：电脑主机要放置在放主机的位置，键盘放置在键盘架上，下班后
即时关闭电源）
2. 一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体
胶、剪刀、即时贴、便条纸、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉
的一定区域内；
3. 电脑线、网线、电话线束好有序放置；
4. 人离开半小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干
净卫生；
5. 文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；
6. 办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二
层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第三层，整齐放置私
人常用物品；直角办公桌左边抽屉可放置临时性物品（如空白稿纸、
即时性的文件卷宗等）；
7. 文件柜：透明层分类整齐放置文件夹、资料册、参考资料、文
件卷宗等，非透明层放置归档的记录、空白表单等；柜顶不得放置其
他物品；
8. 座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离
开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；
9. 垃圾篓：内罩塑料袋，置写字台下右前角；
10. 外衣、手袋、雨具挂放在规定位置，严禁随意放在办公桌上；
11. 饮水机、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动，备用水不
得超过2桶，空桶不得超过3个；
2）文件、资料整顿
1. 档案管理依照档案管理制度执行；
2. 将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有
机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不
常用的文件要尽快处置；
3. 文件标识要与实际相一致；
4.电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永
久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；
第五条 清扫
1） 将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状
态。消除“脏污”保持职场干净、明亮；
2） 清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备
（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机），公用设备或其他清扫
对象安排值日或保洁人员清扫；清扫基准如下表：
3）
对象 标准 周期 时间
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、每天5每天上下
个人
墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，（电源、线路、插分钟清班前后5
区域
座、开关没有异常） 扫 分钟
办公
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
设备
桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文
件；
超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；
文档
保管年限内的表单装订及时归档；
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；
无无用的手稿与工作无关的文件
每月1
月末
次
每周五下
每周1
班前15分
次
钟
第六条 清洁
1） 将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。
2） 利用宣传布置和活动，保持新鲜活跃的活动气氛。
3） 5S小组人员经常巡视检查。
4） 保持5S意识。
第七条 素养
1） 培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工
作习惯。
2） 素养巡查：5S小组对各部门进行不定期检查，总经办每月底
对整个公司办公室的5S执行情况进行检查。
第八条 办公室5S小组
1） 成员：组长 总经理助理 组员 管菊华、孟正一、李华、孔德福
2） 职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、评比、督
促与改善跟进等；组员 执行本规定各项5S检查及评比工作；部门负责
人 配合办公室5S小组监督并落实本部门的5S管理；全体员工 积极参
与并执行5S管理，根据5S要求持续改善工作现场；
3） 检查机制：5S小组对办公室各部门每周不定期检查一次，每
次由2—3人组成临时检查小组，并根据检查情况填写5S检查表；全
体员工每天自我检查，发现问题及时纠正；
第九条 5S亮点和暗点奖惩
1） 亮点通报表扬，暗点公布批评；
2） 每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部
门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分将对被检查部门扣发当
月工资30元，部门负责人扣发50元。
3） 设置5S评比流动红旗，由每个月检查结果合格并得分最高的
部门获得。
4） 对连续三个月获得流动红旗的部门，给予部门员工每人奖励
50元；对连续三个月不合格的部门给予每人处罚50元。
5） 5S检查表如下：
5S办公室规范检查评比表
总得分：
项目
整理
（20分）
规范内容
应
得实得分
分
备注
发现其中一项
0分
1、将不再使用的文件资
4
料/工具废弃处理
2、将台面与办公无关
5
的物品清理掉
3、将长期不使用的文
件资料编号归类放置2
指定文件柜
4、将常使用的文件资2
发现一项
扣2分
料放置就近位置
5、将正在使用的文件
资料分未处理/正处理2
/处理三类
6、将办公室用品摆放
整齐
5
整顿
1、办公桌/办公用品/文
件柜等放置要有规划和5
（25分）
标识
2、办公用品/文件/坐
椅放置要整齐有序
3
3、文件处理完后均要
放入文件夹，且要摆2
放整齐
4、文件夹都要有相应
的标识，每份文件都5
应有相应的编号
5、办公桌及抽屉整
齐，不杂乱
3
6、私人物品放置于规
定位置
5
7、电线/电脑线用绑
带扎起，不零乱，用2
电脑检索文件
清扫
1、将地面/墙/天花板/
门窗/办公台等打扫干15
（25分）
净，无灰尘，珠网
2、将办公室用品擦洗
干净
2
3、文件记录破损处修
补好
2
4、没有噪音和其它污
染
1
5、垃圾桶放在规定位
置上，垃圾及时清除
5
清洁
1、每天上下班花3分钟
做5S工作
4
（10分）
2、随时自我检查/互2
发现1个
人扣2分
无标识扣1
分，扣完为止
发现1件
扣1分
摆设凌乱
且在显位
置扣0分
五项各2分
堆积垃圾0
分
主要检查
窗台/工作
台/文件
相检查，定期或不定
期进行检查
3、对不符合情况及时
纠正
1
4、清理/清扫/清洁保
持得非常好
3
素养
1、员工戴厂牌/衣服整
（20分）
洁得体，仪容整齐大方
10
2、员工言谈举止文明
有礼，不大声喧哗，3
对人热情大方
3、员工工作精神饱满 3
4、员工有团队精神，
互帮互助/积极参加5S2
活动
5、员工时间观念强 2
检查人员： 审核： 检查日期：
不戴厂牌穿拖
鞋扣1分，扣
完为止
2024年3月25日发(作者：图门灵秋)
办公室5S管理规定
办公室5S管理制度
第一条 总则
为营造干净整洁的办公场所，合理配置、使用各种资源，减少浪
费，降低办公成本，提升员工工作热情，塑造良好的企业形象，特制
定本规定。
第二条 本规定适用于公司办公室所有人员。
第三条 整理
1、 每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为必要（有
效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁。必要文件整理归档。
2、 对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和
“不要”；分类如下：
1） 设备：电脑、打印机、文具、书籍等；
2） 空间：柜架、桌椅、储物箱等；
3） 物品：个人物品、装饰品等；
3、“不要”物品经各部门负责人判定后，集中报废，集中指定存
放。
4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表
常用程
使用频率
度
低
中
中
高
处理方法
过去一年都没有使用过的物品，而且
丢弃
不能再用
在过去半年里只使用过一次的物品
一个月使用一次的物品
每周或每天都使用的物品
集中存放（例如归档或放在库
房中）
集中存放（例如归档或放在库
房中）
保存在办公桌或随身携带
第四条 整顿
1）办公室及岗位区整顿
1. 办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、电脑、
口杯、电话、笔筒、台历外，不允许放其他与工作无关的物品；（备
注：电脑主机要放置在放主机的位置，键盘放置在键盘架上，下班后
即时关闭电源）
2. 一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体
胶、剪刀、即时贴、便条纸、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉
的一定区域内；
3. 电脑线、网线、电话线束好有序放置；
4. 人离开半小时以上应将桌面收拾干净，电脑、电话机要保持干
净卫生；
5. 文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；
6. 办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二
层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等；第三层，整齐放置私
人常用物品；直角办公桌左边抽屉可放置临时性物品（如空白稿纸、
即时性的文件卷宗等）；
7. 文件柜：透明层分类整齐放置文件夹、资料册、参考资料、文
件卷宗等，非透明层放置归档的记录、空白表单等；柜顶不得放置其
他物品；
8. 座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，离
开10分钟以上，椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；
9. 垃圾篓：内罩塑料袋，置写字台下右前角；
10. 外衣、手袋、雨具挂放在规定位置，严禁随意放在办公桌上；
11. 饮水机、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动，备用水不
得超过2桶，空桶不得超过3个；
2）文件、资料整顿
1. 档案管理依照档案管理制度执行；
2. 将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有
机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不
常用的文件要尽快处置；
3. 文件标识要与实际相一致；
4.电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文件需要永
久长期保存的，应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；
第五条 清扫
1） 将现场不要的东西清除掉，保持工作现场无垃圾、无污秽状
态。消除“脏污”保持职场干净、明亮；
2） 清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备
（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机），公用设备或其他清扫
对象安排值日或保洁人员清扫；清扫基准如下表：
3）
对象 标准 周期 时间
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾，无杂物遗落，地面、每天5每天上下
个人
墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽，（电源、线路、插分钟清班前后5
区域
座、开关没有异常） 扫 分钟
办公
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
设备
桌面、电脑中不能有失效文件，不可轻易看到机密文
件；
超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；
文档
保管年限内的表单装订及时归档；
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；
无无用的手稿与工作无关的文件
每月1
月末
次
每周五下
每周1
班前15分
次
钟
第六条 清洁
1） 将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。
2） 利用宣传布置和活动，保持新鲜活跃的活动气氛。
3） 5S小组人员经常巡视检查。
4） 保持5S意识。
第七条 素养
1） 培养文明礼貌习惯，自觉遵守公司规章制度，养成良好的工
作习惯。
2） 素养巡查：5S小组对各部门进行不定期检查，总经办每月底
对整个公司办公室的5S执行情况进行检查。
第八条 办公室5S小组
1） 成员：组长 总经理助理 组员 管菊华、孟正一、李华、孔德福
2） 职责权利：组长牵头5S各项工作，如实施、检查、评比、督
促与改善跟进等；组员 执行本规定各项5S检查及评比工作；部门负责
人 配合办公室5S小组监督并落实本部门的5S管理；全体员工 积极参
与并执行5S管理，根据5S要求持续改善工作现场；
3） 检查机制：5S小组对办公室各部门每周不定期检查一次，每
次由2—3人组成临时检查小组，并根据检查情况填写5S检查表；全
体员工每天自我检查，发现问题及时纠正；
第九条 5S亮点和暗点奖惩
1） 亮点通报表扬，暗点公布批评；
2） 每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部
门根据检查意见整改；每月平均得分低于80分将对被检查部门扣发当
月工资30元，部门负责人扣发50元。
3） 设置5S评比流动红旗，由每个月检查结果合格并得分最高的
部门获得。
4） 对连续三个月获得流动红旗的部门，给予部门员工每人奖励
50元；对连续三个月不合格的部门给予每人处罚50元。
5） 5S检查表如下：
5S办公室规范检查评比表
总得分：
项目
整理
（20分）
规范内容
应
得实得分
分
备注
发现其中一项
0分
1、将不再使用的文件资
4
料/工具废弃处理
2、将台面与办公无关
5
的物品清理掉
3、将长期不使用的文
件资料编号归类放置2
指定文件柜
4、将常使用的文件资2
发现一项
扣2分
料放置就近位置
5、将正在使用的文件
资料分未处理/正处理2
/处理三类
6、将办公室用品摆放
整齐
5
整顿
1、办公桌/办公用品/文
件柜等放置要有规划和5
（25分）
标识
2、办公用品/文件/坐
椅放置要整齐有序
3
3、文件处理完后均要
放入文件夹，且要摆2
放整齐
4、文件夹都要有相应
的标识，每份文件都5
应有相应的编号
5、办公桌及抽屉整
齐，不杂乱
3
6、私人物品放置于规
定位置
5
7、电线/电脑线用绑
带扎起，不零乱，用2
电脑检索文件
清扫
1、将地面/墙/天花板/
门窗/办公台等打扫干15
（25分）
净，无灰尘，珠网
2、将办公室用品擦洗
干净
2
3、文件记录破损处修
补好
2
4、没有噪音和其它污
染
1
5、垃圾桶放在规定位
置上，垃圾及时清除
5
清洁
1、每天上下班花3分钟
做5S工作
4
（10分）
2、随时自我检查/互2
发现1个
人扣2分
无标识扣1
分，扣完为止
发现1件
扣1分
摆设凌乱
且在显位
置扣0分
五项各2分
堆积垃圾0
分
主要检查
窗台/工作
台/文件
相检查，定期或不定
期进行检查
3、对不符合情况及时
纠正
1
4、清理/清扫/清洁保
持得非常好
3
素养
1、员工戴厂牌/衣服整
（20分）
洁得体，仪容整齐大方
10
2、员工言谈举止文明
有礼，不大声喧哗，3
对人热情大方
3、员工工作精神饱满 3
4、员工有团队精神，
互帮互助/积极参加5S2
活动
5、员工时间观念强 2
检查人员： 审核： 检查日期：
不戴厂牌穿拖
鞋扣1分，扣
完为止