2024年11月4日发(作者：锺漪)
传真机的使用
传真机是一种利用电话线传输文档图像信息的办公设备。
相对于电子邮件，传真机便于确认和保留传输的文档信息，适
合于跨国界或陆地线路薄弱的文档传输。
一、传真机的基本操作
1. 如何打开传真机
插入电源线和电话线后，按下电源开关并等待一会儿，
传真机就可以开机了。
2. 如何设置传真机
根据传真机的说明书和使用需求设置传真机。在开始传
真之前，需要将传真机设置为以下默认值：
- 传真收发模式
- 传真质量（通常为“标准”）
- 传真尺寸（通常为“A4”）
- 传真速度（通常为“标准”）
3. 如何拨号
传真机需要拨打收件人的电话号码。可以逐个按下号码
键或选择通讯簿内保存的电话号码。
4. 如何扫描和传输文件
将文件放在传真机的自动文献送上并按下“发送”按钮
即可。传真机会自动扫描文件并将其传输到收件人的传真机上。
5. 如何接收传真
当传真机接收到传真时，会自动接收并将传真保存在传
真机的内存中。文件可以随时查看、打印或转发。
二、如何更好地使用传真机
1. 发送传真
当需要获取传真的副本时，可以使用传真机，而不是复
印机。
首先，确认文件是否清晰可读，防止传输中的图像变形。
其次，在封面上填写明确的传达目的、传输日期和发送人姓名
以及联系方式。
2. 接收传真
当有传真机到达时，要确保传真机在接收传真时处于开
启状态。如果传真机长时间处于关闭状态，那么到达的传真不
会被保存。
在传真机接收到传真时，要保证传真纸张清洁和干燥，
防止在接收传真时被卡纸或褶皱。接收完成之后，需要及时将
文件保存到计算机或打印机，避免其他人查看。
3. 传真机的内存
传真机的内存可以存储多个传真文件，但传真机的内存
有限，存储过多的文件可能会导致传真机出现故障。
因此，要定期查看传真机的内存，及时清理上面的传真
文件，以避免出现过多的存储负荷。
4. 安全保障
传真机中的文件往往涉及到隐私，例如公司的财务数据
和商业合同等。因此，需要设置传真机密码，为传真文件提供
保护。此外，还要避免将敏感文件发送给错误的人员。
5. 维护保养
定期地清洁传真机的扫描器、线路和其他内部组件，以
保持其正常工作状态。此外，还要定期替换传真机的墨盒和纸
张，因为低质量的墨盒和纸张可能会影响传真机的输出效果。
三、传真机的问题及解决方法
1. 传真机不能正常工作
如果传真机不起作用或没有回应，往往是由于电源或电
话线路问题引起的。检查传真机的电源是否打开，电话线是否
插好。如果插头松动，则需要固定紧插头部分，以确保联系稳
定。
2. 传真文件打印质量低劣
如果传真文件的质量低劣，则可能是由于传真机的墨盒
或墨粉不足。需要替换或重置墨盒以恢复质量。
3. 传真文件接收变形
当传真文件的图像变形时，往往是由于信号质量差引起
的。可以尝试重新传送文件或调整传真机机器的设置。
4. 传真文件接收不完整
当传真文件没有传输完整时，可能是由于传输期间中断
的原因导致的。如果问题持续存在，则可能需要检查通信线路
是否顺畅或重新连接网络。
5. 传真文件缺失
如果缺少传真文件，则可能是传真机出现故障或网络连
接中断的原因。此时，需要检查传真机的内存是否已满，是否
有文件丢失或目标地址是否正确。
总之，使用传真机要注意细节，避免出现错误和问题，
以确保信息的安全性和高质量的传输。
2024年11月4日发(作者：锺漪)
传真机的使用
传真机是一种利用电话线传输文档图像信息的办公设备。
相对于电子邮件，传真机便于确认和保留传输的文档信息，适
合于跨国界或陆地线路薄弱的文档传输。
一、传真机的基本操作
1. 如何打开传真机
插入电源线和电话线后，按下电源开关并等待一会儿，
传真机就可以开机了。
2. 如何设置传真机
根据传真机的说明书和使用需求设置传真机。在开始传
真之前，需要将传真机设置为以下默认值：
- 传真收发模式
- 传真质量（通常为“标准”）
- 传真尺寸（通常为“A4”）
- 传真速度（通常为“标准”）
3. 如何拨号
传真机需要拨打收件人的电话号码。可以逐个按下号码
键或选择通讯簿内保存的电话号码。
4. 如何扫描和传输文件
将文件放在传真机的自动文献送上并按下“发送”按钮
即可。传真机会自动扫描文件并将其传输到收件人的传真机上。
5. 如何接收传真
当传真机接收到传真时，会自动接收并将传真保存在传
真机的内存中。文件可以随时查看、打印或转发。
二、如何更好地使用传真机
1. 发送传真
当需要获取传真的副本时，可以使用传真机，而不是复
印机。
首先，确认文件是否清晰可读，防止传输中的图像变形。
其次，在封面上填写明确的传达目的、传输日期和发送人姓名
以及联系方式。
2. 接收传真
当有传真机到达时，要确保传真机在接收传真时处于开
启状态。如果传真机长时间处于关闭状态，那么到达的传真不
会被保存。
在传真机接收到传真时，要保证传真纸张清洁和干燥，
防止在接收传真时被卡纸或褶皱。接收完成之后，需要及时将
文件保存到计算机或打印机，避免其他人查看。
3. 传真机的内存
传真机的内存可以存储多个传真文件，但传真机的内存
有限，存储过多的文件可能会导致传真机出现故障。
因此，要定期查看传真机的内存，及时清理上面的传真
文件，以避免出现过多的存储负荷。
4. 安全保障
传真机中的文件往往涉及到隐私，例如公司的财务数据
和商业合同等。因此，需要设置传真机密码，为传真文件提供
保护。此外，还要避免将敏感文件发送给错误的人员。
5. 维护保养
定期地清洁传真机的扫描器、线路和其他内部组件，以
保持其正常工作状态。此外，还要定期替换传真机的墨盒和纸
张，因为低质量的墨盒和纸张可能会影响传真机的输出效果。
三、传真机的问题及解决方法
1. 传真机不能正常工作
如果传真机不起作用或没有回应，往往是由于电源或电
话线路问题引起的。检查传真机的电源是否打开，电话线是否
插好。如果插头松动，则需要固定紧插头部分，以确保联系稳
定。
2. 传真文件打印质量低劣
如果传真文件的质量低劣，则可能是由于传真机的墨盒
或墨粉不足。需要替换或重置墨盒以恢复质量。
3. 传真文件接收变形
当传真文件的图像变形时，往往是由于信号质量差引起
的。可以尝试重新传送文件或调整传真机机器的设置。
4. 传真文件接收不完整
当传真文件没有传输完整时，可能是由于传输期间中断
的原因导致的。如果问题持续存在，则可能需要检查通信线路
是否顺畅或重新连接网络。
5. 传真文件缺失
如果缺少传真文件，则可能是传真机出现故障或网络连
接中断的原因。此时，需要检查传真机的内存是否已满，是否
有文件丢失或目标地址是否正确。
总之，使用传真机要注意细节，避免出现错误和问题，
以确保信息的安全性和高质量的传输。