2024年3月28日发(作者：亢嘉石)

纸质档案数字化加工方法研究

中牟县档案局 辛向阳

纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，

将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过

程。

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以

公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。工作中，

原则上只扫描密级为公开的档案，有电子稿的文件可以暂时不扫描（可在转换为PDF文档

后挂接）。

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、条目录入、档案扫描、图像处理、

图像存储、数据挂接、数据备份、数据验收。

一、档案整理

纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的整理要根据文书档案整理办法

归档。

纸质档案整理后，根据不同的保管理期限也可以很方便的区分需要数字化的范围。

二、条目录入

本文所讲条目录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE档案管理系统。

（一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，老法归档用卷内文件数据库。

（二）新法归档目录录入方法。打开归档文件数据库，点左上角增加，出现档案目录

管理对话框，在相应的栏目录入目录著录项即可。如果数据库内已录入条目，点最新目录

就把最后保存的目录调出来，在最新目录上修改就可以了，有些重复项目不用再录了，这

样就更加方便快速了。

条目录入要求：

1、文件时间用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文件时间：20080403；

2、文件题名字数不宜超过50字，因为目录输出时只能显示三行，超过三行字体就不

能完整显示（PDE系统自身的问题）。

3、全宗号、件号用三位数编号。如001、002……999。

三、档案扫描和图像处理、存储

档案扫描和图像处理、存储环节联系紧密，一并介绍

2024年3月28日发(作者：亢嘉石)

纸质档案数字化加工方法研究

中牟县档案局 辛向阳

纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，

将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过

程。

纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，使可以

公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。

纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保存的、社会利用价值高的档案。工作中，

原则上只扫描密级为公开的档案，有电子稿的文件可以暂时不扫描（可在转换为PDF文档

后挂接）。

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、条目录入、档案扫描、图像处理、

图像存储、数据挂接、数据备份、数据验收。

一、档案整理

纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的整理要根据文书档案整理办法

归档。

纸质档案整理后，根据不同的保管理期限也可以很方便的区分需要数字化的范围。

二、条目录入

本文所讲条目录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE档案管理系统。

（一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，老法归档用卷内文件数据库。

（二）新法归档目录录入方法。打开归档文件数据库，点左上角增加，出现档案目录

管理对话框，在相应的栏目录入目录著录项即可。如果数据库内已录入条目，点最新目录

就把最后保存的目录调出来，在最新目录上修改就可以了，有些重复项目不用再录了，这

样就更加方便快速了。

条目录入要求：

1、文件时间用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文件时间：20080403；

2、文件题名字数不宜超过50字，因为目录输出时只能显示三行，超过三行字体就不

能完整显示（PDE系统自身的问题）。

3、全宗号、件号用三位数编号。如001、002……999。

三、档案扫描和图像处理、存储

档案扫描和图像处理、存储环节联系紧密，一并介绍