2024年6月13日发(作者：繁雨梅)
论坛会议策划方案
Forum meeting planning scheme
编订：JinTai College
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论坛会议策划方案
前言：策划书是对某个未来的活动或者事件进行策划，是目标规划的文字书及实现
目标的指路灯。撰写策划书就是用现有的知识开发想象力，在可以得到的资源的现
实中最可能最快的达到目标。本文档根据不同类型策划书的书写内容要求展开，具
有实践指导意义。便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算
包括以下几个方面：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
（1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、
公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
（2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，
包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商
务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用
的预定交通。
（3）、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、
客轮及住宿地至机场、车站、港口-交通费用。
2、会议室/厅费用
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具体可细分为：
（1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包
含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、
白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖
在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装
非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
（2）、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一
些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、
会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支
付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护
费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出
具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适
宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设
施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
（3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言
此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与
专业的会议服务商协商。
（4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、
礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
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基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行
业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会
议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，
并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费
里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。
对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展
服务商通常能获得较好的折扣。
正常的'住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，
还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、
洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服
务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的
服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于
会议议程需要及会议目的。
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（1）、早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用
按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，
所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆
有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费
用）
（2）、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助
餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费
自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费
用。
（3）、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方
自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要
加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水
准的基础上加收15%左右的服务费。
（4）、会场茶歇
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此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时
段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服
务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预
算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式
基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、
绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
（5）、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，
宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会
的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间
确认：
6、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。
如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算
就比较复杂，包括：
设备本身的租赁费用，通常按天计算
设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让
会展服务商代理
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音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自
带，也可委托代理
c、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节
目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，
那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除
外。
d、其他——点心、水果及调制色酒
5、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括
打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、
传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商
务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费
用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
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2024年6月13日发(作者：繁雨梅)
论坛会议策划方案
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论坛会议策划方案
前言：策划书是对某个未来的活动或者事件进行策划，是目标规划的文字书及实现
目标的指路灯。撰写策划书就是用现有的知识开发想象力，在可以得到的资源的现
实中最可能最快的达到目标。本文档根据不同类型策划书的书写内容要求展开，具
有实践指导意义。便于学习和使用，本文档下载后内容可按需编辑修改及打印。
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算
包括以下几个方面：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
（1）、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、
公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
（2）、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，
包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商
务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用
的预定交通。
（3）、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、
客轮及住宿地至机场、车站、港口-交通费用。
2、会议室/厅费用
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具体可细分为：
（1）、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包
含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、
白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖
在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装
非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
（2）、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一
些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、
会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支
付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护
费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出
具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适
宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设
施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
（3）、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言
此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与
专业的会议服务商协商。
（4）、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、
礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
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基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行
业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会
议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，
并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费
里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。
对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展
服务商通常能获得较好的折扣。
正常的'住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，
还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、
洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服
务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的
服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于
会议议程需要及会议目的。
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（1）、早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用
按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，
所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆
有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费
用）
（2）、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助
餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费
自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费
用。
（3）、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方
自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要
加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水
准的基础上加收15%左右的服务费。
（4）、会场茶歇
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此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时
段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服
务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预
算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式
基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、
绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
（5）、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，
宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会
的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间
确认：
6、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。
如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算
就比较复杂，包括：
设备本身的租赁费用，通常按天计算
设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让
会展服务商代理
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音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自
带，也可委托代理
c、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节
目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，
那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除
外。
d、其他——点心、水果及调制色酒
5、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括
打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、
传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商
务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费
用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
-------- Designed By JinTai College ---------
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