2024年6月15日发(作者：回河灵)
档案数字化加工管理制度
. 档案数字化加工管理制度
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重
要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对
于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数
字档案管理最佳解决之道。
数字化基本流程
整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订，回库共八个环节
纸质档案数字化基本流程：档案出库，案卷整理，扫描，图像处理，质量检查，生成文
档，存储，装订回库。
数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。数字化加工场所应符合防
盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全
管理要求。
数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化
加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负
责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服
务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个
月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视
频回放安全检查记录。
数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数
字化处理和已数字化处理的档案。
数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检
测。
数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加
工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、
平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离
现场。
工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工
场所。
工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内
喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有
关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。 数字化加工设备、
网络环境与数据载体的安全管理
档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备
的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。
2024年6月15日发(作者：回河灵)
档案数字化加工管理制度
. 档案数字化加工管理制度
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重
要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对
于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数
字档案管理最佳解决之道。
数字化基本流程
整理、扫描、图像处理、质量检查、生成文档、存储、装订，回库共八个环节
纸质档案数字化基本流程：档案出库，案卷整理，扫描，图像处理，质量检查，生成文
档，存储，装订回库。
数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。数字化加工场所应符合防
盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全
管理要求。
数字化加工场所应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化
加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控系统应由档案部门专人负
责，数字化加工场所设于档案部门之外的，档案部门应定期检查视频监控系统，数字化服
务机构应将视频监控数据移交档案部门保存；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个
月；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视
频回放安全检查记录。
数字化加工场所应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数
字化处理和已数字化处理的档案。
数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检
测。
数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加
工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、
平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离
现场。
工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工
场所。
工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内
喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。
档案部门和数字化服务机构应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有
关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。 数字化加工设备、
网络环境与数据载体的安全管理
档案数字化加工过程中建议使用档案部门提供的相关设备，使用数字化服务机构设备
的，档案部门应当对其进行必要的安全检查。