2024年6月2日发(作者：穆醉冬)

纸质档案数字化加工方式研究

中牟县档案局 辛向阳

纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设

备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光

盘等载体上并能被运算机识别的数字图像或数字文本的处

置进程。

纸质档案数字化的大体原则是使档案信息资源准确、方

便、快捷地提供利用，使能够公开的档案信息资源取得共享，

以知足社会对档案利用的需求。

纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保留的、社会

利用价值高的档案。工作中，原则上只扫描密级为公开的档

案，有电子稿的文件能够暂时不扫描（可在转换为PDF文档

后挂接）。

纸质档案数字化的大体环节主要包括：档案整理、条款

录入、档案扫描、图像处置、图像存储、数据挂接、数据备

份、数据验收。

一、档案整理

纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的

整理要按照文书档案整理办法归档。

纸质档案整理后，按照不同的保管理期限也能够很方便

的区分需要数字化的范围。

二、条款录入

本文所讲条款录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE

档案管理系统。

（一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，

老法归档用卷内文件数据库。

（二）新法归档目录录入方式。打开归档文件数据库，

点左上角增加，出现档案目录管理对话框，在相应的栏目录

入目录著录项即可。若是数据库内已录入条款，点最新目录

就把最后保留的目录调出来，在最新目录上修改就可以够

了，有些重复项目不用再录了，如此就加倍方便快速了。

条款录入要求：

一、文件时刻用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文

件时刻：；

二、文件落款字数不宜超过50字，因为目录输出时只

能显示三行，超过三行字体就不能完整显示（PDE系统自身

的问题）。

3、全宗号、件号用三位数编号。如00一、002……999。

三、档案扫描和图像处置、存储

档案扫描和图像处置、存储环节联系紧密，一并介绍

（一）扫描仪种类。扫描仪主要能够分为下面3种类型。

平板扫描仪：平板扫描仪有时也叫作CCD扫描仪，利

2024年6月2日发(作者：穆醉冬)

纸质档案数字化加工方式研究

中牟县档案局 辛向阳

纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设

备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光

盘等载体上并能被运算机识别的数字图像或数字文本的处

置进程。

纸质档案数字化的大体原则是使档案信息资源准确、方

便、快捷地提供利用，使能够公开的档案信息资源取得共享，

以知足社会对档案利用的需求。

纸质档案数字化加工的范围是永久或长期保留的、社会

利用价值高的档案。工作中，原则上只扫描密级为公开的档

案，有电子稿的文件能够暂时不扫描（可在转换为PDF文档

后挂接）。

纸质档案数字化的大体环节主要包括：档案整理、条款

录入、档案扫描、图像处置、图像存储、数据挂接、数据备

份、数据验收。

一、档案整理

纸质档案的归档是纸质档案数字化的基础。纸质档案的

整理要按照文书档案整理办法归档。

纸质档案整理后，按照不同的保管理期限也能够很方便

的区分需要数字化的范围。

二、条款录入

本文所讲条款录入、批量挂接、数据库等，都是指PDE

档案管理系统。

（一）选择目录数据库。新法归档用归档文件数据库，

老法归档用卷内文件数据库。

（二）新法归档目录录入方式。打开归档文件数据库，

点左上角增加，出现档案目录管理对话框，在相应的栏目录

入目录著录项即可。若是数据库内已录入条款，点最新目录

就把最后保留的目录调出来，在最新目录上修改就可以够

了，有些重复项目不用再录了，如此就加倍方便快速了。

条款录入要求：

一、文件时刻用8位数，不足8位的用“0”补齐，如文

件时刻：；

二、文件落款字数不宜超过50字，因为目录输出时只

能显示三行，超过三行字体就不能完整显示（PDE系统自身

的问题）。

3、全宗号、件号用三位数编号。如00一、002……999。

三、档案扫描和图像处置、存储

档案扫描和图像处置、存储环节联系紧密，一并介绍

（一）扫描仪种类。扫描仪主要能够分为下面3种类型。

平板扫描仪：平板扫描仪有时也叫作CCD扫描仪，利